Banyak pemilik bisnis mulai mencari cara membuat pesan otomatis di WhatsApp agar pelanggan tetap mendapatkan respons dengan cepat tanpa harus selalu membalas chat secara manual. Selain membantu meningkatkan pelayanan, fitur ini juga membuat komunikasi tetap berjalan meskipun bisnis sedang di luar jam operasional.
Pernah menerima balasan seperti, “Terima kasih telah menghubungi kami. Pesan kamu akan segera kami balas.” sesaat setelah mengirim chat ke sebuah bisnis? Balasan tersebut bukan dikirim secara manual, melainkan menggunakan fitur pesan otomatis di WhatsApp Business. Fitur ini sangat membantu karena pelanggan tetap mendapatkan respons meskipun Kamu sedang sibuk, berada di luar jam operasional, atau belum sempat membuka WhatsApp.
Kabar baiknya, tidak memerlukan aplikasi tambahan untuk membuatnya. Selama menggunakan WhatsApp Business, fitur ini sudah tersedia dan bisa diaktifkan hanya dalam beberapa langkah.
Apa Itu Pesan Otomatis di WhatsApp?
Pesan otomatis adalah fitur yang memungkinkan WhatsApp Business mengirim balasan secara otomatis berdasarkan kondisi tertentu.
Misalnya:
- Mengirim ucapan selamat datang kepada pelanggan baru.
- Memberikan informasi saat toko sedang tutup.
- Menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan pelanggan.
- Mengarahkan pelanggan ke katalog atau website.
Fitur ini membantu bisnis memberikan respons yang lebih cepat sekaligus membuat komunikasi terlihat lebih profesional. Sebelum Memulai, Pastikan Kamu Menggunakan WhatsApp Business karena fitur pesan otomatis hanya tersedia di WhatsApp Business.
Kalau masih menggunakan WhatsApp Messenger biasa, perlu mengunduh aplikasi WhatsApp Business terlebih dahulu, kemudian login menggunakan nomor bisnis yang ingin digunakan. Setelah akun berhasil dibuat, kamu sudah bisa mengatur berbagai fitur otomatis yang tersedia.
Cara Membuat Pesan Sambutan (Greeting Message)
Pesan sambutan akan dikirim secara otomatis kepada pelanggan yang pertama kali menghubungi Kamu atau pelanggan yang sudah lama tidak mengirim pesan.
Caranya cukup mudah.
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Ketuk ikon tiga titik di pojok kanan atas.
- Pilih Tools untuk Bisnis atau Business Tools.
- Masuk ke menu Greeting Message.
- Aktifkan fitur Send Greeting Message.
- Tulis pesan yang ingin dikirim.
- Pilih siapa saja yang akan menerima pesan tersebut.
- Tekan Simpan.
Contoh pesan sambutan:
“Halo! Terima kasih telah menghubungi Kliklan Indonesia. Kami siap membantu kebutuhan digital marketing Kamu. Tim kami akan segera membalas pesan Kamu.”
Cara Membuat Pesan di Luar Jam Operasional (Away Message)
Kalau bisnis Kamu memiliki jam operasional tertentu, fitur ini sangat berguna.
Langkah-langkahnya:
- Masuk ke Business Tools.
- Pilih Away Message.
- Aktifkan Send Away Message.
- Tulis pesan yang ingin ditampilkan.
- Tentukan jadwal pengiriman, misalnya hanya di luar jam kerja.
- Simpan pengaturan.
Contoh pesan:
“Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kami sedang berada di luar jam operasional. Pesan Kamu akan kami balas pada jam kerja berikutnya. Dengan begitu, pelanggan tetap mengetahui bahwa pesan mereka sudah diterima.”
Cara Membuat Balasan Cepat (Quick Replies)
Kalau Kamu sering menjawab pertanyaan yang sama berulang kali, gunakan fitur Quick Replies.
Misalnya pelanggan sering bertanya:
- Berapa harga produknya?
- Di mana lokasi toko?
- Apakah bisa COD?
Daripada mengetik ulang setiap kali, Kamu cukup membuat template jawaban.
Caranya:
- Masuk ke Business Tools.
- Pilih Quick Replies.
- Tekan tombol Tambah (+).
- Tulis isi balasan.
- Buat shortcut, misalnya /harga atau /alamat.
- Simpan.
Saat sedang membalas chat, cukup ketik /harga, lalu WhatsApp akan menampilkan template yang sudah dibuat.
Tips Membuat Pesan Otomatis yang Terasa Ramah
Banyak bisnis menggunakan pesan otomatis, tetapi terdengar terlalu kaku.
Misalnya: Pesan Kamu telah diterima. Kalimat tersebut memang benar, tetapi kurang terasa personal. Maka dari itu cobalah gunakan bahasa yang lebih hangat.
Contohnya:
“Halo! Terima kasih sudah menghubungi kami. Tim kami sedang memeriksa pesan Kamu dan akan segera memberikan balasan. Mohon tunggu sebentar, ya. Pesan seperti ini membuat pelanggan merasa lebih dihargai.”
Kapan Sebaiknya Menggunakan Pesan Otomatis?
Pesan otomatis paling efektif digunakan ketika:
- Bisnis menerima banyak chat setiap hari.
- Memiliki jam operasional tertentu.
- Ingin memberikan informasi awal kepada pelanggan.
- Menjelaskan estimasi waktu balasan.
- Mengarahkan pelanggan ke katalog atau website.
Namun, hindari membuat pesan otomatis yang terlalu panjang. Cukup sampaikan informasi penting dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
Kesalahan yang Sering Dilakukan
Ada beberapa kesalahan yang masih sering ditemukan saat menggunakan fitur ini :
- Pesan terlalu panjang sehingga pelanggan enggan membacanya.
- Tidak mencantumkan informasi kapan pelanggan akan mendapatkan balasan.
- Menggunakan bahasa yang terlalu formal sehingga terasa seperti robot.
- Lupa memperbarui jam operasional sehingga pesan otomatis tetap terkirim meskipun toko sudah buka.
Luangkan waktu untuk mengecek kembali pengaturannya agar pelanggan mendapatkan pengalaman yang lebih baik. Pesan otomatis di WhatsApp bukan hanya membantu menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan pengalaman pelanggan saat menghubungi bisnis Kamu.
Dengan memanfaatkan fitur Greeting Message, Away Message, dan Quick Replies, Kamu dapat memberikan respons yang lebih cepat tanpa harus selalu memegang ponsel.
Meski begitu, pesan otomatis sebaiknya hanya menjadi respons awal. Setelah pelanggan mendapatkan balasan pertama, usahakan tetap memberikan komunikasi yang cepat dan personal agar mereka merasa benar-benar dilayani, bukan sekadar berbicara dengan sistem.
Perlu bantuan untuk online marketing bisnismu? Hubungi Mata Badai Studio sekarang!
